Flow para ser más productivo

El "flow" o cómo mantenerse centrado en los objetivos para mejorar el desempeño profesional

Hace unas pocas semanas tuve la oportunidad de acudir al Liferay Spain Symposium (#LRESP2014) y en este evento, pude asistir a la ponencia de Ed Chung (VP of Product Management) que me resultó inspiradora y muy interesante.

Su mensaje se podría resumir en 3 puntos: Flow, Alignment & Innovation Culture.

Comenzó hablando de Flow y como es un término de moda que hace unos días escuché en Vodafone Yu he investigado un poco y veo que en RAP es el término usado para definir el flujo de inspiración necesario para los retos entre raperos.

La idea del Sr. Chung no va por ahí... o sí, porque venía a hablar de la manera en que uno se implica en su trabajo, de cómo puede interesarte tanto lo que haces que todas tus habilidades se concentran en ello y consigues tu mejor resultado. Ejemplos como Miguel Ángel con La Capilla Sixtina o Rafa Nadal jugando al tenis sirvieron para introducir el mejor ejemplo: Candy Crush Saga

Como siempre, las mejores partes de una ponencia son aquellas que generan sentimientos en la audiencia. En concreto, un señor tan "serio" como Ed Chung hablando de un juego que pudiera parecer de adolescentes generó sorpresa y mucho cachondeo. Y eso, es un acierto para el ponente.

Sin duda, este juego ha conseguido enganchar a millones de usuarios de forma inusualmente rápida y con notable éxito (54 millones de personas lo juegan a diario según San Francisco Chronicle [Thursday, March 28, 2013] Business Report "Tech Chronicles" Page C2). Todos conocemos a gente que le dedica mucho tiempo y sin embargo no se cansa. ¿Por qué? Porque cumple los 3 principios del flow:

1. Objetivos claros (Clear goals): personalmente no he jugado nunca a este juego y sin embargo, conozco su objetivo: intercambiar posiciones de dos caramelos para alinear grupos de tres del mismo color, con lo cual desaparecen y causan que los caramelos por encima de ellos caigan en el espacio que queda debajo. Vale, el objetivo lo he sacado de Wikipedia, pero más o menos lo conocía : )) 

La mejor prueba de que comunica bien su objetivo es que quien no juega, sabe lo que hay que hacer.

2. Respuesta inmediata (Immediate feedback):  Esto es algo que tienen muchos juegos y que suele usarse para medir su "jugabilidad". Es decir, obtienes al momento una respuesta sobre si lo estás haciendo bien o mal y te anima siempre a mejorar.

Esto apunta a que el jugador se sienta atendido durante el juego, que sienta que el juego le responde, que sus acciones no caen en saco roto. Gratificación inmediata.

3. Retos para mejorar (Challenges that fit ability): El juego plantea una compleja ruta de niveles, rutas, mundos, encantamientos, bloqueos y un largo etcétera que permiten al jugador ir mejorando sus habilidades y, sobre todo (y aquí está la clave), sentirse mejor al avanzar niveles y compararse con otros jugadores. 

 

Esto va orientado a una necesidad muy básica del ser humano (y de la mayoría de mamíferos) sentirse querido.

En general, se puede decir que el juego ha clavado los 3 puntos claves del flow.

Lamentablemente, conseguir esto en el desempeño de un trabajo no siempre es fácil. En primer lugar, porque el juego siempre es divertido y el trabajo, no siempre lo consigue. Pero, hay más factores.

Enemigos del flow

Lograr un nivel de flow aceptable en el trabajo requiere esfuerzo y concentración y, para ello, cualquier distracción que pueda interferir en ello, es perjudicial.

Es sorprendente la cantidad de tiempo que se pierde a lo largo del día. Principalmente, por las interrupciones en la tarea que realizamos y el tiempo que lleva recuperar el contexto de lo que se estaba haciendo.

Podríamos citar como interrupciones más importantes:

- consultar el correo electrónico

- consultar redes sociales

- reuniones improvisadas e/o improductivas

Rachel F. Adler estima que sufrimos una media de 87 interrupciones al día de las que ¡nada menos que 65 las causamos nosotros mismos! Casi el 75% Y perdemos unos 23 minutos en recuperar el contexto y volver al ritmo de trabajo que se llevaba antes de la interrupción.

Por tanto, este podría ser el 4º punto: evitar las distracciones.

Professional emailers

Me gustaría dedicar un punto a los "profesionales del email" de los que hablaba Ed Chung. ¿Por qué se pierde tanto tiempo con el correo electrónico? Porque cumple parte del flow. Veamos cómo:

Objetivos claros: leer los mensajes no leídos.

Respuesta inmediata: en cuanto lees un mensaje, ¡ya queda 1 menos en negrita!

Reto: vaciar la bandeja de entrada (¿alguien lo ha conseguido? : ))) )

He conocido a muchos profesionales a lo largo de mi carrera que ocupaban la mayor parte de su tiempo en contestar correos electrónicos. La mayoría de ellos, improductivos y casi todos innecesarios. Y casi todos te dicen: "Es que tengo que contestar porque es importante". A estos me gustaría recordarles el siguiente cuadrante:

Y analizar bien las tareas antes de llevarlas a cabo, porque son innumerables la cantidad de mensajes que llegan a nuestros buzones que no aportan valor para nuestro trabajo, proyecto o producto. Por tanto, correo electrónico sí, pero sólo si aporta valor.

Hoy en día hay muchísimos sistemas de comunicación interna que permiten evitar el exceso de emails. Un caso claro de mejora en la productividad reduciendo el uso del correo electrónico es Alcampo.

La idea es fomentar otros tipos de comunicación social entre los grupos de trabajo (que pueden ser o no de la misma empresa, proyecto, etc.) de modo que la comunicación sea más natural y fluída y no se limite al uso indiscriminado del email y del botón "Responder a todos" que tanto daño ha hecho a la productividad en este negocio.

Y de momento esto es todo. En próximas entradas hablaré de los otros 2 puntos de la ponencia: Alignment e Innovation Culture.

Podéis encontrar la ponencia de Ed Chung aquí